Offerte afwijzen: met deze 5 tips doe je het goed

Behalve dat je zelf regelmatig , ontvang je ze ook. Heb je goede redenen waarom je de offerte wilt afwijzen? Dan is het slim daar wat meer werk van te maken dan alleen een ‘vriendelijk-bedankt-mailtje’ te sturen. Je leest in dit artikel waarom dit belangrijk is en hoe je het afwijzen van een offerte (niet) slim aanpakt.

Een offerte maken is als solliciteren

Stel, je hebt ergens gesolliciteerd. Je hebt uren gestoken in het schrijven van een goede brief en updaten van je cv. Na weken wachten ontvang je bericht van het bedrijf. Dat gaat ongeveer zo:

‘Hartelijk dank voor uw interesse in onze organisatie. Helaas moeten we u laten weten dat u niet door de eerste selectie bent gekomen en we u dus niet uitnodigen voor een gesprek. Vanwege het grote aantal sollicitaties hebben we een strenge selectie moeten toepassen. Wij wensen u veel succes met uw zoektocht naar een nieuwe baan.’

Op het eerste gezicht is dit een nette afwijzingsmail. Toch schort er ook het een en ander aan:

• De tekst bevat geen concrete reden voor afwijzing.
• De tekst bevat geen persoonlijke feedback.
• De toon is nogal formeel.

Wat denk je dat deze sollicitant gaat doen? En welk beeld van het bedrijf blijft hangen? Wat vertelt hij over het bedrijf op feestjes als vrienden hem vragen of hij nog iets gehoord heeft op zijn sollicitatie?

Waarom een offerte goed afwijzen belangrijk is

Er is een aantal redenen waarom je er werk van wil maken als je een offerte gaat afwijzen:

1. Het versterkt het positieve imago van jouw bedrijf. Er zijn maar weinig bedrijven die bij het afwijzen van de offerte de moeite nemen meer te sturen dan een ‘bedankt-helaas-bericht’. Daarmee onderscheid jij je positief als je het wel doet. En dat is belangrijk. Je weet nooit wat op feestjes over jou verteld wordt, waar diegene weer werkt, en of die organisatie ook een potentiële klant is.
2. Het versterkt de relatie in plaats van deze te verbreken. Een goede offerte afwijzing verbreekt de relatie niet, maar versterkt deze. En alles draait om relaties als je zakendoet. Je weet nooit waar de persoon die de offerte schreef later weer komt te werken. Of op welke onverwachte, andere manier diegene nog van nut kan zijn voor jouw bedrijf. Of andersom, natuurlijk.

Een offerte afwijzen: zo doe je het niet

We geven een kleine bloemlezing uit dingen die opdrachtgevers schrijven in hun afwijzingsmail:

• ‘De prijs van de offerte was te hoog’. Om vervolgens niet toe te lichten welk budget je dan wél in gedachten had.
• ‘We hebben besloten het project op de lange baan te schuiven. Ik neem contact op zodra het weer actueel wordt’. Om vervolgens nooit meer contact op te nemen.
• ‘We hebben er nog niet naar kunnen kijken. Ik bel je als ik meer weet’. Om vervolgens nooit meer iets te laten horen.
• ‘Het aanbod van de andere partij sloot net iets beter aan’. Om vervolgens niet te willen zeggen welke partij dat was of welk aanbod zij hebben gedaan.

Wat we ook van horen van offerteschrijvers, is dat opdrachtgevers nooit meer reageren. Ook niet na herhaalde pogingen tot opvolgen van de offerte.

Dit is hoe je een offerte professioneel kunt afwijzen

Hoe pak je het afwijzen van een offerte dan wel professioneel aan? Het is eigenlijk heel simpel: behandel de ander zoals je zelf behandelt wilt worden:

1. Reageer binnen twee weken. Heb je nog geen besluit genomen over de offerte? Stuur dan in ieder geval een bericht dat je ermee bezig bent.
2. Maak het contact zo persoonlijk mogelijk. Een offerte afwijzen per mail voelt veilig, maar doet jouw reputatie weinig goeds. Hoe persoonlijker hoe beter. Bellen dus. Dat kost wat tijd, maar bedenk dat de schrijver ook veel tijd stak in het opstellen van de offerte.
3. Val met de deur in huis. Van nature hebben we de neiging om bij slecht nieuws om de hete brij heen te draaien. Daar zit de ander alleen niet op te wachten. Kom dus meteen terzake als je de offerte wilt afwijzen en vertel dat je niet met de aanbieder verder gaat.
4. Maak je toelichting concreet. Van algemeenheden als ‘te duur’ en ‘aanbod sloot niet aan’, leert de ander niets. Gun hem de kans om het volgende keer beter te doen en geef concrete feedback als je de offerte gaat afwijzen. Stoorde je je aan dingen? Spaar de ander niet en maak op vriendelijke toon helder wat je ervan vond.
5. Laat de ander vragen stellen. Jouw toelichting op het afwijzen van de offerte roept ongetwijfeld vragen op. Neem de tijd die te beantwoorden.

Volg je deze 5 stappen bij het afwijzen van de offerte? Dan verstevig je de relatie in plaats van deze te verbreken. Ook vergroot je de kans dat op het volgende feestje positief over jouw bedrijf gesproken wordt, ondanks jullie afwijzing.

Wat is jouw best practice voor het afwijzen van een offerte?

Hoe pak jij de afwijzing van offertes aan? Bellen, mailen of zelfs een live gesprek? En hoe reageerde de ander op deze aanpak? Leuk als je jouw ervaringen met ons deelt. We leren graag van je!