Verhoog je met een voorbeeld offerte de winkans?

home
|
kennisbank
|
Hoe nuttig is een voorbeeld offerte?

Hoe winnen we meer offertes in minder tijd? Dat is met afstand de meest gestelde vraag die wij krijgen. Alleen de vraag of de prijs op de eerste pagina moet staan, kan ermee concurreren. Wil jij ook snel een goede, scorende offerte maken? Dan is de kans groot dat je een voorbeeldofferte gebruikt. Is dat erg? Ja en nee. De 80-20 regel gaat ook hier op: je kunt 80% standaardiseren, de laatste 20% maak je op maat. In dit artikel lees je hoe je dit aanpakt.

Voorbeeldofferte op de plank hebben is slim

Je komt bij een klant vandaan, schuift achter de laptop, opent een nieuw, volledig wit document in Word of Pages en begint te tikken aan de offerte. Dit herken je vast niet. De meeste bedrijven hebben een standaardofferte op de plank liggen. Of een offertetemplate, sjabloon, voorbeeldofferte … Hoe we het noemen verschilt, maar het doel is hetzelfde: tijdswinst en uniformiteit in het maken van offertes. Lopen jullie voor de troepen uit? Dan staan die standaardteksten ook al in offertesoftware en is het maken van een offerte in Word verleden tijd. Het is slim om zo’n standaard te hebben omdat het inderdaad tijd bespaart. Let alleen wel op: er zit een enorme adder onder het gras.

Goede offerte teksten zijn nooit 100% standaard

Een winnende offerte draait om de klant, zijn koopmotieven en de unique buying reason van jullie dienst. Je wil dat de klant bij het lezen denkt: ‘Die begrijpt mij, en heeft de moeite genomen om een voorstel op maat te maken.’ Waarom is dat zo belangrijk? Daarvoor komen we op ons favoriete neuro-stokpaardje: het onbewuste brein. Mensen draaien het grootste deel van de dag op de automatische piloot. Ons onbewuste brein heeft 95-98% van de tijd het stuur in handen. Dat is prima, maar heeft ook consequenties voor je offerte. Ons oerbrein is namelijk ook heel egoïstisch. Onbewust filteren we alle informatie die op ons afkomt op relevantie. Heeft het voorstel wel te maken met mijn vraag? Wat heb ik eraan? Herken ik mezelf in dit verhaal? Dit soort vragen stelt de klant zichzelf onbewust tijdens het lezen van je offerte. Standaard offerteteksten zijn hiervoor niet goed genoeg.

80% van de offertetekst kun je standaardiseren

Ben je van plan een standaardofferte te maken, of heb je die al op de plank liggen en wil je ‘m afstoffen? Deze onderdelen kun je prima standaardiseren:

Het begeleidend schrijven. Hierin combineer je een pakkende inleiding voor de offerte met een goede afsluiting. De basisopzet kan prima standaard, je hoeft alleen een paar invulvelden te maken voor datum, de centrale vraag van de klant in 1 zin en een datumvoorstel om na te bellen. Een volledig uitgewerkte brief vind je ook in het boek Slimmer Offertes Maken.

De aanpak. Echt? Ja echt. Jullie hebben waarschijnlijk meerdere proposities. Maak daarvoor standaard tekstblokken. Zorg dat je niet alleen de USP’s opschrijft maar ook de unique buying reason. Boren en gaten combineren, noemt Jos Burgers dat.

De pagina met de prijs van de offerte. Maak een inleidend stuk tekst voordat je met de €-tekens komt. Hierin schrijf je op wat allemaal zit inbegrepen bij het tarief. Vaak is dat veel meer dan de klant weet, en bedrijven schrijven het niet op omdat ze het vanzelfsprekend vinden. Wel even goed checken of dit overzicht altijd voor alle diensten geldt.

De referenties. We raden je aan elke offerte af te sluiten met sociaal bewijs. Dat is een krachtig neuroprincipe: als anderen ook met jouw bedrijf werken, vertrouwt de klant er eerder op een goede keuze te maken. Bovendien is een van de 10 neurotechnieken voor offertes gebaseerd op het feit dat mensen het eerste en laatste wat ze zien beter onthouden. Je wilt dus niet dat de investering het laatste is wat blijft hangen. Bij de IKEA hebben ze achter de kassa ook nog een foodcourt met ijsjes en gehaktballetjes.

De ‘over ons’. Veel bedrijven kiezen ervoor een stuk met beloftes of onderscheidende punten van hun bedrijf op te nemen. Je beantwoordt daarmee eigenlijk de vraag ‘waarom kiezen voor ons?’ Ook deze offertetekst kun je prima standaardiseren. De inhoud uitvogelen is vaak een grotere uitdaging, maar als je die eenmaal hebt hoef je er weinig meer aan te veranderen.

Maak de laatste 20% offertetekst op maat

Je bent al voor 80% klaar met het maken van je offerte met de standaard offerteteksten. Dan is het tijd voor het betere schrijfwerk. Deze 20% vragen echt jouw aandacht als je een winnende offerte wilt maken:

De klantvraag en koopmotieven. We raden bedrijven af om dit te standaardiseren. Je wilt dat de klant zich volledig herkent, en iedere vraag is toch net anders. Zorg dat je de echte koopmotieven opschrijft en niet alleen de ‘platte vraag’.

De redenen dat je deze aanpak adviseert. De teksten van de aanpak mogen dan standaard zijn, ik raad je aan altijd korte zinnetjes toe te voegen met uitleg. Bijvoorbeeld: ‘U wilt een training die bijdraagt aan teambuilding. Daarom stel ik voor om te werken met 1 groep en veel interactieve oefeningen.’ Daarmee laat je zien dat je niet zomaar een standaard training van de plank trekt. De rest van de offertetekst kan gewoon beschrijven hoe de training eruit ziet.

De opties. Een ijzersterk neuroprincipe is dat mensen eerder kiezen als je ze iets te kiezen geeft. Je vergroot de winkans van de offerte sterk als je meerdere opties biedt. Per klantsituatie kan het verschillen welke opties passend zijn. Kijk hier dus altijd goed naar als je een offerte gaat maken. Of misschien kunnen jullie zelfs de pakketten met opties wel standaardiseren?

De invulvelden. In de gestandaardiseerde onderdelen zitten invulvelden. Zorg dat je die altijd invult, en dit dubbelcheckt voor je de offerte verstuurt. Het staat nogal knullig als je een offerte verstuurt aan ‘Beste <Klantnaam>’. Maak eventueel ook de referenties op maat: selecteer de eerdere projecten die qua branche of inhoud aansluiten bij deze nieuwe klant.