Offerte slim opvolgen met deze 3 tips

home
|
kennisbank
|
3 tips voor opvolgen offerte

Bescheidenheid siert de mens. Kinderen die vragen, worden overgeslagen. We leren al jong dat we vooral niet met opgehouden hand vooraan moeten staan als we iets willen. En dat is interessant. Want nu doe je sales. Of in ieder geval ben je offertes aan het maken. Als je die verstuurd hebt, gaat de Nederlandse volkswijsheid van bescheidenheid dan ook op? In salestrainingen leer je toch juist om te vragen om de deal? ABC: Always Be Closing!

Een offerte opvolgen betekent het dunne lijntje bewandelen tussen stalken en te veel ruimte geven. Kun je beter mailen of juist nabellen? Je hoeft jezelf in ieder geval niet meteen op te pompen en als een ware Wolf of Wallstreet in de weer te gaan. Deze 3 tips maken al een groot verschil.

Waarom vinden we een offerte opvolgen spannend?

Spannend? Vinden we het opvolgen van een offerte spannend? Zeker. De een is zich hier ook van bewust en doet het nabellen met klotsende oksels. Bij de ander blijft de spanning misschien onbewust, maar spannend vinden we het. De angst voor afwijzing is namelijk diepgeworteld in mensen. Het brein stelt een afwijzing feitelijk gelijk aan een levensbedreigende situatie. Of je nu wordt achtervolgd door de bekende tijger of een offerte moet opvolgen: jouw oerbrein maakt geen onderscheid.

De spanning ontstaat als we wat we DOEN en wie we ZIJN niet van elkaar scheiden. Met andere woorden: je maakt een offerte (doen) en als bij het opvolgen de klant die offerte afwijst, trek je (onbewust) de conclusie dat ‘ze’ niet op jou zitten te wachten (zijn). Mensen die deze twee aspecten beter kunnen scheiden, hebben ook minder moeite met een offerte nabellen. Ze vragen om de deal. Want ze weten: die afwijzing is zelden persoonlijk.

Tip 1: Maak het opvolgen van je offerte niet persoonlijk (mindset)

Jouw eigen mindset is cruciaal bij het opvolgen van een offerte. Als jij jezelf in je hoofd druk maakt of je het wel goed hebt gedaan en of je jouw salesvak wel verstaat, werkt dit zonder meer door bij de opvolging. Je stelt tijdens het nabellen van de offerte onbewust sturende vragen die jouw beeld bevestigen. Of je luistert selectief en pikt de boodschap eruit die je zelf ook al in gedachten had. Het is dus slim om voordat je de offerte gaat opvolgen een check op je mindset te doen. Wat zijn jouw aannames over:

de situatie die zich straks ontvouwt als je de offerte gaat nabellen;
hoe de klant naar jou als persoon kijkt;
de kwaliteit die je hebt geleverd met de offerte;
de mate waarin de klant op dit aanbod zat te wachten.

Topsporters werken niet voor niets met de kracht van verbeelding. Voor een belangrijke wedstrijd gaan ze in gedachten de hele wedstrijd af, met natuurlijk het meest positieve scenario waarin alles lukt. Het onbewuste brein maakt geen onderscheid tussen echt en verbeelding. Maak daar gebruik van en stel je eerst in gedachten voor hoe je de offerte aan het nabellen bent.

Tip 2: Ga bij opvolgen van je offerte stapsgewijs te werk (timing)

Hoe vaak heb jij een deal gesloten tijdens het eerste verkoopgesprek? Als dat voor jou dagelijkse kost is, horen we graag jouw geheim. Of mogelijk is jouw dienst of product laagdrempelig genoeg. De meeste getekende offertes hebben meer tijd en aandacht gekost. En dat is logisch als je bedenkt hoe ons brein werkt. Onderzoek laat zien dat mensen positiever worden over iets (mensen, dingen, situaties) als ze er vaker mee in aanraking komen. Dit ‘mere exposure effect’ impliceert dat de ABC-mentaliteit (altijd closen!) niet perse de juiste is. Je loopt het risico dat de klant nog niet genoeg aan het idee gewend is dat jullie zaken gaan doen. Wat kun je daarmee bij het opvolgen van je offerte?

Zorg voor genoeg contactmomenten voordat je een offerte gaat maken. Nooit zomaar iets eruit sturen zonder dat er minstens 1 verkoopgesprek is geweest dus.
Blijf in de lucht tussen versturen en opvolgen van de offerte. Hier is het een dunne lijn tussen stalken en ruimte geven. Je wil de klant de tijd geven om na te denken en intern te overleggen. Maar je wil ook op de radar blijven en de klant nog een keer ‘blootstellen’ aan een contactmoment. Relevante, korte berichten die niet direct iets met een akkoord te maken hebben zijn hier de sleutel.
Zorg voor maximale exposure tijdens de opvolging. Een offerte nabellen is minder persoonlijk dan langsgaan. Maar al een stuk persoonlijker dan de opvolging via mail doen. De kunst is te zorgen dat de klant went aan het idee dat jullie zaken gaan doen. Dus als de offertewaarde het toelaat: plan dat gesprek in en ga langs.

Tip 3: Stel bij het nabellen van je offerte kleine vragen (inhoud)

‘Wat vond u van de offerte?’ Logisch dat je dat wilt weten, en toch niet de slimste vraag om te stellen bij opvolging van je offerte. Je vraagt naar het overkoepelende concept (de offerte) in plaats van onderdelen ervan. Je loopt daarmee het risico dat de klant deze vraag lastig te beantwoorden vindt; waar te beginnen? Of dat ze je hele offerte in een keer afwijzen; het viel tegen. Van daaruit is het lastig terugkomen om toch nog en positieve draai aan het gesprek te geven. Maak daarom gebruik van ‘upchunking’. Dit betekent dat je kleine brokjes informatie uitvraagt die je daarna koppelt aan de offerte als geheel. Voorbeelden: