… Een Word-document converteren naar pdf, mailen naar de klant, en dan toch de bijlage vergeten.
… Macro’s bouwen in Word en maanden bezig zijn om het werkend te krijgen.
… Een tenderbibliotheek aanleggen die ergens in de Cloud rondzwerft en die niemand weet te vinden of gebruikt.
… Ruzie met de lay-out die steeds verspringt.
… De eeuwige vraag: is het te vroeg om de offerte na te bellen, of is dit juist het moment?
Herken je een of meer van deze situaties? Dan is de kans groot dat jouw organisatie grote sprongen kan maken met offertesoftware. We inspireren je graag tot een nieuwe kijk op het nut van maken van een offerte in Word.
1. Een offerte maken in Word kost meer tijd
‘Hoe verhogen we de winkans en verlagen we de schrijftijd?’ 9 van de 10 klanten die ons bellen, willen advies over deze vraag. Op het verhogen van de winkans hebben we een duidelijke visie. Pas de 10 neurotechnieken toe die nodig zijn om de klant ook op onbewust niveau te overtuigen. Maar daarmee verlaag je de schrijftijd nog niet. Sommige organisaties verstoken rustig een dag (of meer) per offerte en dat komt deels omdat ze de offerte nog in Word of Powerpoint maken. Dat kan sneller met offertesoftware:
- Je richt een contentbibliotheek in met bouwblokken en complete offertetemplates per dienst.
- Collega’s kijken wat relevant is voor deze klant en klikken de bouwblokken bij elkaar. Dat gaat een stuk intuïtiever en sneller dan met Word macro’s.
- Voeg een mailadres toe, verstuur een persoonlijke link en de offerte is weg.
- Je kunt de offerte digitaal laten ondertekenen. Dat scheelt weer processtappen bij het opvolgen.
Overigens geldt dit voor onderhandse offertes. Voor het inschrijven op een aanbesteding zijn de voordelen van dit soort offertesoftware beperkt.
2. Hogere foutmarges bij offerte maken in Word
Tijdwinst is niet de enige reden dat bedrijven stoppen hun offertes in Word te maken. De digitale transformatie vraagt om vergaande harmonisering van bedrijfsprocessen, inclusief het salesproces. Deze harmonisering verlaagt de foutmarges. Bijvoorbeeld door verkeerde afstemming tussen marketing, pre-sales, sales en beheer. Je wil dus dat de offerte voor iedereen op dezelfde plek beschikbaar is zodat je een ‘single source of truth’ hebt in elke fase van de klantrelatie. Het helpt daarbij de offerte met een goede tool te maken. Dat kan binnen het bestaande ERP-systeem of via een API.
3. Offertes kun je niet goed opvolgen als je ze in Word blijft maken
Wat is een goed moment om de offerte na te bellen? Een groot voordeel als je de offerte met software maakt, is dat je precies weet wanneer de klant de offerte heeft bekeken. Je krijgt een systeemmelding en kunt daarna de offerte effectief opvolgen. Je kunt overigens via de tracking analytics ook zien hoe lang een klant de offerte heeft bekeken. Handig, want dan weet je of de klant alleen heeft gescand en waar de aandacht naar uitging. Vaak zien wij klanten de offerte openen, weer wegklikken en dan later die dag pas echt lezen. Overigens zijn de statistieken ook best confronterend. Steek jij rustig 7 uur in het maken van de offerte? Ben niet verbaasd als de klant maar 3 minuten leest.
4. Een professionele offerte maken en vormgeven in Word is een monsterklus
Word is een tekstverwerkingsprogramma. Dit betekent dat een echt professionele, ‘vaste’ vormgeving voor een offerte extreem tijdrovend is om te maken. Vraag een willekeurige developer of die een mooie opmaak voor je wil maken in Word en hij begint waarschijnlijk met zijn ogen te rollen. Naast vormgeving zijn er nog een paar redenen waarom software je offerte professioneler kan maken dan je in Word ooit zal lukken:
- Je hebt nooit meer de knullige, vergeten invulvelden waardoor de klant een offerte krijgt met ‘Beste KLANTNAAM’. Het systeem geeft een melding en in sommige offerte tools kun je de offerte gewoon niet versturen voordat je het gefikst hebt.
- Je hebt mogelijkheden om gepersonaliseerde video’s toe te voegen, klanten zelf uit meerdere opties te laten kiezen en om overtuigende referenties in te voegen en vervangen.
- Je kunt de klant zelf opties aan- en uit laten vinken op de prijs pagina van de offerte. Hierdoor bied je meer keuzevrijheid, vergroot je het ‘snoepwinkeleffect’ en weet je zeker dat alle prijzen correct zijn doorgerekend.
Welke offertesoftware past bij jullie?
Eerlijk zeggen: verwachtte je nu een reclameshow van ons of doorverwijzing naar een partner? Die komt niet, want die hebben we niet. Wij kennen alle relevante leveranciers van offertesoftware in Nederland en het buitenland. Maar we blijven graag onafhankelijk in ons advies over selectie van de best passende offertesoftware. De keuze moet je zelf maken, wij helpen je wel de functionele en technische wensen en eisen scherp te stellen. Om er een paar te noemen:
- Vind je het belangrijk dat de offertesoftware werkende koppelingen heeft met jullie ERP systeem?
- Mogen data in een Amerikaans datacenter gehost zijn, of houd je dat liever binnen de EU, of zelfs Nederland?
- Hoeveel vormgevingsopties wil je hebben?
- Hoeveel service support wil je bij de implementatie van de offertesoftware?
- Welke mogelijkheden wil je hebben bij het presenteren van het kostenoverzicht/calculaties?
Offerte maken in Word? Het kan anders!
Download onze gratis voorbeeldofferte, gemaakt met Pandadoc (USA). Is tijd besparen op het maken van offertes een ding bij jullie? Overweeg serieus een marktverkenning van de offertesoftware, met of zonder ons advies. Heb je vragen, stel die via het contactformulier op deze pagina of stuur een mail.
Hulp nodig van offerte experts?
