Zo’n tekst waar je maar met moeite doorheen komt, waar ligt dat toch aan? Meestal aan de schrijfstijl. Het heeft nogal wat nadelen om al te zakelijk te schrijven. Maak je de tekst te wollig en onpersoonlijk, dan haken lezers al snel af. En wist je dat wetenschappelijk onderzoek laat zien dat lezers jou als minder intelligent beoordelen als je ingewikkeld schrijft? Daarmee neemt de overtuigingskracht van je offertetekst ook af. Alle reden dus om de 5 tips voor schrijfstijl toe te passen.
Tip 1: Offertetekst die de klant rechtstreeks aanspreekt
‘’Wij kunnen Jansen Adviseurs de volgende aanbieding doen.’’ Dit soort zinnen zien we vaak in offertes. Een gemiste kans om het persoonlijk te maken en de lezer direct aan te spreken. Het is een typisch voorbeeld van zakelijk schrijven. De bedrijfsnaam noemen komt over alsof je alleen de naam copy/paste en voor de rest een standaard offerte verstuurt. De lezer is bovendien een mens die zich niet aangesproken voelt bij ‘Jansen Adviseurs’. Gebruik dus liever ‘u’ of ‘jij’ in je offertetekst.
Tip 2: Niet te zakelijk schrijven
Voor veel offerteschrijvers lijkt schrijfstijl een bijzaak. Toch heeft het een heel belangrijk voordeel om helder en zelf een beetje creatief te schrijven. Sterker nog, het raakt een van de 10 neurotechnieken waar een offerte aan moet voldoen. De klant ziet jou namelijk als intelligenter als je een eenvoudige schrijfstijl gebruikt. En het leest ook gewoon prettig en het zorgt voor een overtuigende tekst. Dat waarderen klanten, dus vermijd die wollige schrijfstijl en – taalgebruik in je offertetekst.
Waarschijnlijk gebruik je bij het maken van je offerte meer wollige woorden dan je denkt. Veel schrijvers hebben hier een blinde vlek voor. Wat voor jou gewoon zakelijk schrijven is, leest voor de klant heel anders. Denk bij wollige taal aan woorden zoals tevens, reeds en indien. Deze woorden staan allemaal in het woordenboek en zijn dus niet ‘fout’. Wat ze wel doen is je offertetekst (en daarmee jouw bedrijf) een stoffige uitstraling geven. Niet te zakelijk schrijven dus.
Tip 3: Maak korte zinnen
In de gemiddelde offertetekst staan meer lange dan korte zinnen. Wist je dat zelfs hogeropgeleiden afhaken bij zinnen met meer dan 18 woorden? Schrijf in je offertetekst dus liever korte zinnen. Hiermee voorkom je dat de lezer afhaakt, of de zin een paar keer moet lezen voordat hij begrijpt wat er staat. De vuistregel is 10-15 woorden. Dat lijkt kort, inderdaad. Wees creatief tijdens het schrijven en wissel de zinslengte een beetje af. Zijn ‘jip en Janneke’ al door jouw hoofd geschoten? Niet nodig, de lezer waardeert korte zinnen echt. Sterker nog, hij heeft het nodig.
Tip 4: Actieve schrijfstijl zonder hulpwerkwoorden
Een andere valkuil voor je offertetekst is de ‘zulziekte’. Daarmee bedoelen we dat je teveel hulpwerkwoorden gebruikt zoals zullen, worden, kunnen, willen en gaan. De zin ‘De omzet zal na drie maanden fors stijgen’ laat in het midden waardoor en door wie de omzet zal stijgen. ‘De offerte dient
ondertekend aan geretourneerd te worden’ spreekt de klant ook niet erg direct aan en werkt niet motiverend. Het zijn typische voorbeelden van niet-effectief ‘zakelijk schrijven’ De woorden zullen en zal kun je altijd schrappen om je offertetekst concreter en overtuigend te maken. Kijk ook eens kritisch hoe vaak je worden of wordt gebruikt. Daarmee laat je in het midden wie iets doet en dat is een gemiste kans om je tekst concreet en persoonlijk te maken.
Tip 5: Extra creatief schrijven bij de inleiding
‘Naar aanleiding van ons gesprek doe ik u hierbij onze offerte toekomen’. Komt dit je bekend voor? Deze standaard inleiding van de offerte zien wij in 9 van de 10 offerteteksten terug. Qua taal is er op zich niets mis mee, maar ook dit is typisch zakelijk schrijven en bovendien nogal ouderwets. Zorg dat je offerte vanaf de inleiding boeit zodat de klant zin krijgt om verder te lezen. Schrap dus de clichézinnen als ‘Met referte aan ons gesprek’ of ‘Naar aanleiding van’ uit je offertetekst. Wees creatief en verdien bonuspunten bij de klant door je enthousiasme te laten zien. Bijvoorbeeld zo: ‘Hartelijk dank dat u ons vroeg om een offerte uit te brengen!’
Meer creatieve offerteteksten schrijven?
Inspiratie komt niet altijd vanzelf. Daarom hebben we een gratis voorbeeldofferte voor je. Ook geven we offertetrainingen waarin we je het (te) zakelijk schrijven afleren. Creatief en zakelijk schrijven gaan prima samen als je een offerte gaat maken, en wij leren het je graag!
Hulp nodig van offerte experts?
