Een aanbesteding winnen? Jij kent alle geheimen om dit voor elkaar te krijgen. Je weet hoe je een UEA-formulier correct invult en voorziet van de juiste bijlages en geldige ondertekeningen. Je bouwt je tenderdocument op volgens de structuur van de leidraad en haalt input op bij collega’s om de vragen te beantwoorden. Je doet dus precies wat er van je gevraagd wordt en voldoet aan de basisprincipes voor het inschrijven op een aanbesteding. Daarmee kan het eigenlijk niet meer fout gaan. Toch?
Niets fout doen betekent niet dat je de tender gaat winnen
De praktijk leert dat ervaren tenderteams weinig fouten maken, maar wel kansen laten liggen om de tender te winnen. Vergis je niet: de beoordelingscommissies van aanbestedende organisaties bestaan uit betrokken professionals die het beste willen voor hun project. Ze zijn vaak maanden bezig met het opstellen van een leidraad en laten zich inhoudelijk niet snel imponeren. Zij willen niet alleen weten wat jouw bedrijf te bieden heeft, maar vooral waarom dit de beste oplossing is voor hen. Bovendien zijn het mensen, en verloopt ook hun beslisproces voor een groot deel via het onbewuste brein. Weet je daar rekening mee te houden als je aan de aanbesteding gaat schrijven? Dan vergroot je de kans om de aanbesteding te winnen aanzienlijk.
Met deze 3 neurotips vergroot je de winkansen
1. Aannames de deur uit als je de tender wil winnen
‘Expectations are the mother of all f*ck ups’. Ons onbewuste brein heeft de neiging om dingen in te vullen volgens patronen die we al kennen. Hiermee ben je in het nadeel als je een aanbesteding wilt winnen. Zeker als je al langer in het vak zit, denk je misschien te weten wat de klant wil: ‘deze vraag hebben we eerder gehad’. Zorg daarom dat je tijdens de startmeeting al met de juiste collega’s aan tafel zit. Bij voorkeur met een ‘inhoudelijke vakidioot’, een ‘strategische denker’ én de commercieel verantwoordelijke. Begrijpen jullie de koopmotieven en context echt? Is dit serieus de best passende oplossing of is dit alleen jullie eigen stokpaardje?
2. Tenders winnen doe je door klantvoordelen te benoemen
Onbewust zijn we allemaal nogal egoïstisch. Tijdens het lezen vragen de beoordelaars zich continu af: ‘Wat heb ik hieraan?’ De meeste aanbestedingsteksten staan vol met technische en functionele specs. Wat de klant of eindgebruiker eraan heeft, is minder duidelijk. Daarmee laat je kansen liggen om die tender te winnen. Vertaal wat je doet dus ook naar effecten of resultaten. Schrijf je in de vorm van maatregelen? Dwing jezelf dan om naast het ‘hoe’ ook altijd het effect en bewijs te noemen. Dan benut je ook nog de psychologie van (sociaal) bewijs.
3. Toon lef als je de aanbesteding wil winnen
Mensen en in het bijzonder aanbestedende diensten zoeken zekerheid. En ja, daardoor is het extra eng om jezelf nu al vast te leggen: kun je de beloftes wel waarmaken? Gelukkig vinden de accountmanagers van andere inschrijvers dat ook. Dit is dus dé kans om je te onderscheiden en voorsprong te nemen waarmee je die tender kunt winnen. Vraagt de aanbestedende dienst of je de planning kunt versnellen? Natuurlijk kan dat: je noemt de opties (bijvoorbeeld werken buiten kantooruren), de voorwaarden (wat heb je nodig van de opdrachtgever) de kosten (extra toeslag voor overwerk: 20%) en wat het oplevert (1 week tijdwinst). De opdrachtgever weet zich zo verzekerd van een leverancier met wie hij concrete afspraken kan maken. En hij wil niets liever. Wel even met de jurist en projectmanager checken of je iets belooft wat mag en kan.
Winkansen vergroten? Schakel hulp bij je aanbesteding in
Nog een laatste tip: neem in je planning tijd op voor controle door een ervaren externe tender expert. Naast een tekstschrijver heeft ook een inhoudelijk expert grote meerwaarde als je de winkansen van een tender wil vergroten. Een frisse blik van buitenaf levert een leesbare tekst op en een scherpere omschrijving van jullie toegevoegde waarde. Neem voor hulp bij jullie volgende aanbesteding of RFP contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Hulp nodig van offerte experts?
