“Naar aanleiding van uw aanvraag doe ik u onze aanbieding toekomen. Bij vragen kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.”
Is dit ongeveer de strekking van de offertebrief die jullie meesturen met een voorstel? Dan laten jullie kansen liggen om je te onderscheiden. Veel bedrijven maken een offertebrief onderdeel van de offerteopbouw. Op internet vind je vrij makkelijk een voorbeeld van zo’n offertebrief. Gebruik die vooral als basis, maar kijken er nog wel even kritisch naar. Ze zijn namelijk meestal vrij standaard en zeggen inhoudelijk niets.
3 criteria voor een goede offertebrief
Een goed begeleidend schrijven bij een offerte voldoet aan 3 criteria:
- De offertebrief brief triggert een positieve emotie bij de klant.
- De offertebrief benadrukt dat je een voorstel op maat hebt geschreven. Je probeert niet te verkopen maar hebt een passende oplossing voor de klant.
- De offertebrief heeft een onderscheidende schrijfstijl. Je bent tenslotte (meestal) niet de enige die een offerte uitbrengt. Het is dus zaak om eruit te springen met jouw tekst.
1. Trigger positieve emoties met de offertebrief
Na het voorblad van de offerte ziet de klant de offertebrief als eerste. Het is dus slim om hier gebruik te maken van het primacy-recency effect: de klant onthoudt deze pagina beter. Bovendien is het begeleidend schrijven een kans om de klant met de juiste mindset de rest van de offerte te laten lezen. Begin je met een wollige openingszin in je offertebrief? Staat er een standaardverhaal dat de klant in elke offerte tegenkomt, of is het een toonbeeld van zakelijk schrijven? Dan voelt je offerte al snel als ‘huiswerk’ om te lezen. En dat is nu net niet de emotie die je wilt triggeren. Positieve emotie breng je op gang met een pakkende inleiding van de offerte en door de koopmotieven te benoemen.
2. De offertebrief benadrukt dat je maatwerk levert
Een online voorbeeld van een offertebrief staat meestal vol met standaardzinnen. Welke boodschap geef je daarmee onbewust af aan de klant? Dat je geen moeite hebt gedaan om de offerte op maat te maken. Nu is dat voor een begeleidend schrijven nog niet eens zo heel erg, maar de inhoudelijke oplossing is natuurlijk wel maatwerk. Maak de offertebrief daarom van A tot Z persoonlijk en spreek de klant aan op zijn eigen situatie. Benoem ook letterlijk dat je een voorstel op maat hebt gemaakt dat is gebaseerd op de klantambities. Daarmee geef je het ego van de ander een boost en vergroot je de kans dat de klant met interesse de hele offerte gaat lezen.
3. De offertebrief heeft niet de schrijfstijl van een standaard voorbeeld
‘’In het vertrouwen u een passende aanbieding te hebben gedaan zien wij uw reactie met belangstelling tegemoet.’’ Dit is een veelgebruikte afsluiting in offertes, maar helaas niet een erg slimme. Het is een standaardzin die je offertebrief op meerdere manieren minder succesvol maakt. De schrijfstijl is te wollig en zakelijk terwijl creatief schrijven veel overtuigender werkt. Bovendien laat je een kans liggen om aan te sturen op vervolgactie. Spreek liever over vervolgstappen en vraag hoe we vanaf hier verder gaan. Daarmee verklein je de kans dat de klant je offerte gaat afwijzen.
Download een goed voorbeeld van de offertebrief
We hebben gratis een volledige voorbeeld offerte voor je uitgewerkt ter inspiratie. Hierin vind je ook een onderscheidend voorbeeld van de offertebrief.
In het boek Slimmer Offertes Maken staat een compleet uitgewerkt template met daarbij meer uitleg over de achterliggende psychologie.
Hulp nodig van offerte experts?
