Een aanbesteding schrijven kost veel tijd en aandacht, dus zorg dat die het waard is. Het is goed zelf te doen als je het serieus aanpakt. Alle details zijn belangrijk, want bij verkeerd ingevulde of onvolledige informatie ligt uitsluiting op de loer. Geen taak die je ‘er even bij doet’ dus. Specialist aanbestedingsteksten Simone Dolk zet de basics om in de race te blijven op een rij.
Inschrijven op een tender doe je goed of doe je niet
Aanbestedende diensten zijn vaak maanden bezig met het opstellen van een leidraad. Hun beoordelingscommissies verwachten van de inschrijvers dezelfde toewijding als ze besluiten te gaan inschrijven op een tender. Het is goed om je dat vooraf te realiseren. Als je geen gelegenheid hebt om er tijd en aandacht voor vrij te maken, laat het dan over aan een externe tenderspecialist of bureau dat het tendermanagement ook uit handen neemt. Ga je er wel zelf voor, dan maak je alleen kans als je precies doet wat er wordt gevraagd.
De spelregels bij inschrijven op een aanbesteding
1. Neem het UEA-formulier serieus
Het invullen van het UEA-formulier is een serieuze zaak. Helaas maar waar, soms vallen inschrijvers af vanwege ‘vormfouten’. Bij elke aanbesteding waarop je gaat inschrijven moeten jullie een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) invullen. Hiermee toon je de financiële draagkracht, bekwaam- en geschiktheden van jullie en eventueel onderaannemers aan. Verkeerd ingevulde of onvolledige gegevens, een vergeten bijlage of handtekening van een onbevoegde betekenen onverbiddelijk uitsluiting. Check en dubbelcheck dus voordat je de inschrijving indient.
2. Houd je aan de leidraadstructuur bij het schrijven van de aanbesteding
Hoe creatief je die aanbestedingsteksten ook graag zou maken, laat je niet te veel meeslepen. Houd bij het inschrijven op een tender dezelfde opbouw aan als gevraagd in de leidraad. De opbouw die je in een onderhandse offerte gebruikt is misschien beter, maar toch niet altijd slim om te gebruiken. En maak deze in de aanbestedingsteksten duidelijk zichtbaar met tussenkopjes. Controleer of je daadwerkelijk antwoord geeft op alle aspecten van de vraag en ga niet over het opgegeven aantal woorden heen (nee, ook niet met 2 of 3 woorden). Check ook de lettergrootte van tabellen. Die mag je meestal niet kleiner maken dan de rest van de tekst.
3. Duidelijke taal is een must als je gaat inschrijven op de tender
Maak het de leden van de beoordelingscommissie zo gemakkelijk mogelijk. Zij moeten zich door een groot aantal inschrijvingen heen worstelen en zijn dus dol op korte antwoorden met concrete toezeggingen. Daar scoor je letterlijk punten mee. Doe je best niet te zakelijk te schrijven en vermijd woorden als immers, indien, trachten, streven en dientengevolge. Dus niet ‘de teamleiders zullen het volgende trainingsproces doorlopen, alvorens zij worden aangenomen’, maar ‘de teamleiders volgen een training, voordat wij hen aannemen’. Duidelijk toch?
Hulp inschakelen bij een aanbesteding?
Behoefte aan een externe review of geen capaciteit/capabilities om de aanbestedingsteksten te schrijven? Schakel dan de hulp van onze tender expert in bij die belangrijke aanbesteding of RFP.
Hulp nodig van offerte experts?
