Wat is een offerte eigenlijk?

‘Wij maken geen offertes.’ Gefeliciteerd, het kan betekenen dat jullie bedrijf iets heel erg goed doet en geen offertes nodig heeft om opdrachten te winnen. Vaker zien we dat offerteschrijvers eigenlijk wel offertes maken, maar het document dat ze opsturen een andere status geven. Dat maakt de vraag relevant: wat is een offerte eigenlijk? En welke onbewuste, negatieve triggers roep je mogelijk bij de klant op als je geen offerte maakt maar een ‘prijsvoorstel’ of ‘opdrachtbevestiging’?

Wat is een offerte?

Een offerte is een samenwerkingsvoorstel dat je naar een (potentiële) klant stuurt.
In deze ene zin zit een aantal begrippen die interessant zijn als je kijkt naar wat een offerte eigenlijk is:

• Samenwerking. Je bent een offerte aan het maken als je de samenwerking opzoekt. Dat kan eenmalig zijn of structureel. Een doos pennen verkopen is net zo goed samenwerken als een accountantskantoor dat elk kwartaal btw-aangiftes verzorgt.
• Voorstel. Dit woord geeft aan dat de klus nog niet binnen is. De klant kan je offerte afwijzen, of je vragen iets aan de aanpak of prijs van je offerte te doen.
• (potentiële) klant. Je hebt te maken met iemand die jou betaalt voor de opdracht. Dat kan een nieuwe klant zijn waarmee je nog niet eerder samenwerkte, of een bestaande.
• Stuurt (sturen). Om iets te kunnen sturen, heb je het eerst op papier gezet. Hetzij digitaal, hetzij in print. Een offerte is dus iets anders dan een mondelinge overeenkomst.    

Welke soorten offertes zijn er?

Bedrijven die zeggen dat ze geen offertes maken, doen dit vaak wel. Ze noemen het alleen anders, omdat ze zich in een van de volgende situaties bevinden:

• De opdracht is zo ‘klein’ dat ze de definitie ‘offerte’ niet op zijn plaats vinden. Een voorbeeld is de webshop die bedrukte pennen in kleinere oplages verkoopt. Je ziet de verkoopkans in dit geval niet als samenwerking.
• Jullie hebben mondeling al overeenstemming bereikt en hoeft het ‘alleen nog even op papier te zetten’. De klus is (of lijkt!) dus al binnen. Het voorstel is al gedaan in het gesprek.
• Jullie hebben al eerder zaken gedaan met deze klant. Hierdoor lijkt een offerte niet nodig; de klus is al binnen en die hoef je alleen nog even te bevestigen.

Hoeveel betekenis geef je een offerte?

Het is heel begrijpelijk dat je in de bovenstaande situaties vindt dat ze niet echt vallen onder het maken van een offerte. Feit blijft dat als je iets opstuurt naar iemand die jouw product of dienst misschien wil hebben, je een offerte aan het maken bent. Ook als het een bestaande klant is. En ook als het om een kleine klus gaat. Geef je een andere betekenis aan je offerte? Dan laat je mogelijk kansen liggen om de opdracht binnen te halen. De klant voelt onbewust dat je de samenwerking niet zo ‘spannend’ vindt, of dat je ervan uitgaat dat je de klus toch wel krijgt. En dat maakt je minder aantrekkelijk.

Prijsopgave of offerte?

Een veelgebruikt alternatief voor de offerte is de prijsopgave. Maar welke betekenis kan die in het hoofd van de klant krijgen? Met het woord ‘prijs’ leid je de aandacht van de klant onbewust maar rechtstreeks naar de kosten. Merk je dat klanten hier vaak over doorvragen? Het kan maar zo dat dit komt doordat je je volledig op de prijs van de offerte gericht hebt. Je laat dan te weinig zien waarom je die investering meer dan waard bent.

Wat is een offerte niet: opdrachtbevestiging

Met het woord ‘opdrachtbevestiging’ maak je duidelijk dat de offerte volgens jou eigenlijk al getekend is. Op zich is dat prima. Er zijn tenslotte genoeg situaties waarin dit ook echt zo is. Weet alleen wel dat klanten op onbewust niveau gevoelig zijn voor keuzevrijheid. Ga je een offerte maken en heeft de klant nog iets te kiezen? Dan is een opdrachtbevestiging niet logisch, de klant kan dan nog maar een kant op. Terwijl je door een offerte te maken de klant nog verschillende, misschien voor jou wel een gunstiger kant op kunt sturen.

Wat is een winnende offerte?

Wil je meer winnende offertes maken? Dan is het interessant je af te vragen wat voor jou een offerte eigenlijk is. Welke betekenis geef je aan een offerte, en doet dit wel recht aan de aard van de relatie en de opdracht? Trigger je met de documenten die jullie sturen de juiste onbewuste knoppen bij de klant? Het simpelweg veranderen van de naam van het document kan een groot verschil maken in de winkans van jouw offerte!